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Trámites para constitución de sociedades

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1. Registro Mercantil Central: Obtener del Registro Mercantil Central la certificación acreditativa de que la denominación social que se pretende para la Sociedad no figura inscrita. Esta certificación tiene una validez de dos meses a efectos de otorgar la escritura de constitución. Si transcurrieran más de dos meses sería preciso renovarla. La validez, a efectos de reserva de nombre es de quince meses. Se tarda aproximadamente una semana en obtenerlo, salvo que se pida su remisión por correo.

2. Banco o Caja: Depositar en la entidad bancaria el importe del capital social y obtener la certificación acreditativa del importe desembolsado, con indicación de las personas que lo realizan y la cuantía.

3. Notaría: Otorgar la escritura de constitución. Las certificaciones anteriores deberán unirse junto a los estatutos sociales y los datos personales de los socios fundadores para que, ante Notario, se firme la escritura de constitución. Aproximadamente en una semana obtendremos la escritura y copias simples que precisamos.

4. Hacienda: Solicitud del CIF provisional. Tan pronto tengamos la escritura de constitución podremos solicitar el CIF, mediante la presentación en Hacienda del modelo 037 o 036. Precisaremos una copia de la escritura, fotocopia del DNI del representante de la Sociedad y, en alguna Administración piden una autorización si la persona que lo presenta no es el representante. De forma simultánea a la petición de número de CIF se puede comunicar el inicio habitual de operaciones, e incluso, si todavía no se conoce la fecha de inicio de éstas y se van a realizar gastos, cuyo IVA luego nos deduciremos, podemos realizar la declaración previa al inicio de operaciones. Hay que precisar que lo que es del todo imprescindible para continuar con la tramitación es el CIF y que éste puede incluso solicitarse antes de otorgar la escritura, cuando la Sociedad está "en constitución", bastando con aportar una copia de la certificación de la denominación social, y fotocopia del DNI de la persona a cuyo favor se expide dicha certificación. En este caso, al rellenar el modelo correspondiente añadiremos al nombre de la Sociedad la expresión "en constitución".

5. Comunidad Autónoma: Tributos Pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentado, en la modalidad de Operaciones societarias, (Modelo 600). El plazo es de 30 días a contar desde el otorgamiento de la escritura de constitución. Será preciso acompañar al modelo 600 una copia simple de la escritura de constitución y fotocopia de la tarjeta del CIF. La cantidad que hay que pagar es el 1% de la cifra que hayamos fijado como capital social.

6. Registro Mercantil Provincial: Presentación de la escritura en el Registro Mercantil Provincial. Conviene adjuntar a la escritura el ejemplar para el interesado del modelo 600 para que el Registro pueda conocer el número del CIF. Salvo que fuera preciso subsanar la escritura de constitución, la inscripción se comunica al cabo de unos 25 días. Será entonces cuando haya que abonar lo que el Registro indique y ya podremos retirar la escritura.

7. Hacienda: Obtención del CIF DEFINITIVO. Cuando tengamos la escritura de constitución inscrita en el Registro Mercantil, ésta junto a la tarjeta del CIF provisional que inicialmente nos dieron, se presentan en la Administración de Hacienda y entonces nos darán el CIF DEFINITIVO cuyo número coincide con el inicial.

8. Hacienda: Con anterioridad a la fecha de inicio de la actividad, en el plazo de los diez días anteriores, hemos de presentar en Hacienda la declaración de alta en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas), modelo 845 , si la actividad se desarrolla a nivel de municipio, y modelo 846, si la actividad tiene carácter provincial o nacional. Junto a este modelo nos pedirán fotocopia del DNI del representante de la Sociedad, fotocopia de la tarjeta del CIF si no disponemos de etiquetas, y en algunas Administraciones piden autorización si la persona que lo presenta no es el propio interesado.

9. Seguridad Social: Una vez presentado el alta en IAE, podremos ir a la Tesorería de la Seguridad Social para solicitar un Código de Cuenta de Cotización y dar de alta a los trabajadores. Hay que tener en cuenta que estos dos trámites se deben realizar de forma simultánea y que a los impresos, modelo TA6 y TA2, habrá que acompañar fotocopia de la escritura de constitución de la Sociedad, fotocopia del modelo 845 y del CIF, fotocopia del DNI del representante de la Sociedad y del DNI de los trabajadores cuyo alta se solicite. Si la persona que figura como representante de la Sociedad presta sus servicios para la misma, en este caso, habrá que tramitar su alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos o en el que corresponda, en función de su participación en el capital social y de sus relaciones personales con el resto de socios. Esta documentación puede ser presentada en cualquier Administración de la Seguridad Social pero si queremos que la tramitación sea inmediata es preciso que acudamos a la Administración que corresponda al domicilio social de la entidad. En otro caso deberemos esperar aproximadamente 25 días para que realicen la tramitación y conocer el Código de Cuenta de Cotización que nos ha sido asignado. Para los trámites periódicos se está realizando la migración parcial de las empresas hacia el Sistema Red, que permite la transmisión telemática de TC´s, partes de alta, baja, modificación, partes de baja por Enfermedad o Accidente, etc. Una vía para reducir notablemente el tiempo dedicado a trámites. Lo pueden solicitar tanto empresas como asesorias.

10. INEM: El siguiente paso será la inscripción en el INEM de los contratos de los trabajadores para lo cual disponemos de un plazo de diez días hábiles. Actualmente existe la posibilidad de registro de los contratos vía Internet.

11. Inspección Provincial de Trabajo Centro de la Comunidad Autónoma: El siguiente paso es legalizar el Libro de Visitas y Matrícula y realizar la comunicación de apertura de centro de trabajo. Estos impresos se adquieren en los estancos y algunas papelerías también disponen de ellos. Para ello tenemos un plazo de 30 días a contar desde el siguiente al de la apertura del centro de trabajo. Los libros se legalizan en la Inspección Provincial de Trabajo.

12. Ayuntamiento: La apertura de un establecimiento requerirá la obtención de la correspondiente Licencia de actividades e instalaciones expedida por el Ayuntamiento. En función de si la actividad es inocua o calificada los trámites y documentación necesaria para obtener la licencia de actividad y funcionamiento será más simple o más compleja puesto que, tratándose de actividades calificadas es preciso acompañar un proyecto visado por el correspondiente Colegio de Arquitectos o Ingenieros.

13. Trámites específicos: Hay que tener en cuenta que para el ejercicio de determinadas actividades es imprescindible haber obtenido previamente determinadas autorizaciones administrativas (por ejemplo para la apertura de bares o establecimientos hoteleros, farmacias,...), o estar inscritas en Registros Especiales (bancos, empresas de seguridad, salones recreativos, etcétera...), u obtener ciertos documentos de Sanidad o Industria ( manipuladores de alimentos, actividades de construcción, instaladores de gas, etc...). En estos casos habrá que tener en cuenta la regulación de dichas actividades para realizar los trámites específicos.

14. Prevención de Riesgos Laborales: La Ley 31/95 y del Reglamento de Servicios de Prevención de Riesgos Laborales (RD 39/97) obliga a todas las empresas a la protección de sus trabajadores frente a los riesgos laborales, de una manera activa.




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